Quelle tâche prend le plus de temps ?

Dans l'exemple de cette page, la collecte et le tri des contenus du client : c'est la tâche la plus longue et celle qui varie le plus, bien plus que le réglage de l'outil.

Combien de clients en suivi peut-on gérer seul ?

Cela dépend des heures que vous réservez au suivi et du temps par client. Divisez les premières par le second, mesuré sur vos premiers clients : l'exemple de la page donne une méthode, pas une norme.

Combien de temps pour mettre en place un chatbot ?

Il n'existe pas de durée standard : tout dépend de l'état des contenus du client et de la rapidité de ses réponses. En revanche, les tâches sont toujours les mêmes, et c'est en les estimant une par une que vous obtiendrez un chiffre fiable. Cette page les liste, propose une grille à remplir et donne un exemple de calcul en hypothèses : les heures citées ne sont ni une mesure ni une norme, seulement un point de départ à remplacer par vos propres relevés.

Les tâches d'un projet

Tâche	Ce qu'elle comprend	Ce qui la rallonge
Cadrage	Entretien, liste des questions fréquentes, sujets exclus, renvoi vers un humain	Plusieurs interlocuteurs chez le client
Collecte des contenus	Site, documents, questions fréquentes, procédures	Documents dispersés, versions contradictoires
Rédaction des manques	Réponses à des questions fréquentes écrites nulle part	Client qui ne valide pas
Réglage	Ton, consignes, message d'accueil, cas d'incertitude	Exigences de style très précises
Recette	Questions de test, relevé des erreurs, corrections	Sujet sensible, beaucoup de cas particuliers
Installation et formation	Mise en place sur le site, explications au client	Site dont vous n'avez pas l'accès
Suivi de démarrage	Relecture des premières conversations, ajustements	Fort volume de questions dès le lancement

Le réglage de l'outil, qu'on imagine volontiers comme le cœur du travail, n'est pas la tâche la plus longue dans l'exemple ci-dessous : c'est le contenu. Voir le travail de l'intégrateur.

Exemple de calcul (hypothèses)

Hypothèse : un client avec un site d'une trentaine de pages et une dizaine de documents, un seul interlocuteur, aucune connexion à un autre logiciel.

Unité de l'exemple : la demi-journée de travail effectif, soit trois à quatre heures (hypothèse, à remplacer par votre rythme réel).

Tâche	Hypothèse basse	Hypothèse haute
Cadrage	1	1
Collecte et tri des contenus	1	2
Rédaction des manques	1	2
Réglage	1	1
Recette	1	2
Installation et formation	1	1
Suivi des quatre premières semaines (une heure par semaine)	1	1
Total, en demi-journées	sept	dix

L'écart entre les deux colonnes tient surtout aux contenus. C'est pourquoi un bon devis demande à voir les documents avant d'annoncer un délai.

Le délai n'est pas la durée

Sept à dix demi-journées de travail ne font pas une semaine de calendrier. Entre deux tâches, vous attendez les documents, la validation d'une réponse, l'accès au site. Comptez ces attentes à part et dites-les au client : « de sept à dix demi-journées de travail, réparties sur le temps qu'il vous faudra pour valider les contenus ». Le client sait ainsi que le délai dépend aussi de lui.

Le suivi mensuel : le temps qu'on oublie

Si vous vendez un suivi ou un abonnement (voir mission ou abonnement), chaque client vous prend du temps tous les mois.

Tâche mensuelle	Hypothèse par client
Relire un échantillon de conversations	une heure
Mettre à jour les contenus	une demi-heure à une heure
Échanger avec le client	une demi-heure
Facturer et suivre le paiement	un quart d'heure
Total	un peu plus de deux heures, jusqu'à trois

Avec ces hypothèses, arrondies à deux ou trois heures par client et par mois :

si vous réservez vingt heures par mois au suivi, vous pouvez suivre de six clients (vingt divisé par trois, arrondi à l'inférieur) à dix clients (vingt divisé par deux) ;
chaque nouveau projet ajoute ensuite sept à dix demi-journées le mois de sa mise en place.

Ajoutez le temps des imprévus : un client qui écrit en dehors de vos horaires, une panne de la plateforme, une question à laquelle l'assistant répond mal. La page le support le soir et le week-end aide à le cadrer.

Votre grille à remplir

Recopiez ce tableau pour chaque projet, et remplissez la dernière colonne à la fin :

Tâche	Estimé	Réel
Cadrage
Collecte et tri des contenus
Rédaction des manques
Réglage
Recette
Installation et formation
Suivi de démarrage
Suivi mensuel (par mois)

Après trois projets, vous aurez vos propres chiffres. Ce sont eux, et non une moyenne trouvée en ligne, qui doivent servir à vos devis.

Ce qui fait vraiment varier le temps

L'état des contenus : un client qui a déjà une page de questions fréquentes à jour divise la collecte.
Le nombre de valideurs : chaque personne en plus ajoute des allers-retours.
Les langues : chaque langue demande sa propre recette.
Les connexions : relier l'assistant à un autre logiciel du client ajoute une tâche à part entière.
Votre expérience : le premier projet prend toujours plus de temps que le cinquième. Ne facturez pas le premier comme si c'était le cinquième, ni l'inverse.